שאלות ותשובות שכיחות בעקבות כניסת מעסיקים עם 3 עובדים ומעלה לחובת הדיווח במבנה אחיד

gold-and-silver3d-puzzles_fkIqN5S_-810x539

שאלות ותשובות

בהמשך לשני כנסי הזום שעשינו ביחד עם לשכת רואי החשבון ולאחר כחודשיים בהם רו”ח מדווחים עבור הלקוחות שלהם שהצטרפו לחובת הדיווח במבנה אחיד, עלו לא מעט שאלות ולכן החלטנו לרכז את כל אותן שאלות שכיחות כאן ולתת להן מענה בתקווה שגם אמצעי זה יעזור לכם לעבור את הדיווח בצורה קלה ומהירה

מדוע הוחלט לדווח בצורה אחידה?

  • לא הייתה כלל בקרה על קליטת הכספים ולכן פורשים יצאו לפנסיה עם שיעור קצבה נמוך ממה שהיו זכאים
  • כספים נקלטו בקופה של העובד אבל לא בהתאם לדיווח
  • מעסיק דיווח לקופה של עובד אבל בפועל לא הייתה לו קופה כזו
  • כספים החוזרו למעסיק והמעסיק לא הבין מדוע
  • שיעורי כסוי ביטוחי נמוך ללא בקרה
  • מיליארדי שקלים בפנדינג ( במעבר ולא בתוכניות של העובדים )

אני רוצה לבחור עבור הלקוח שלי אמצעי דיווח לקופות , מהן האלטרנטיבות ?

  1. לדווח ישירות לכל קופה
    חסרונות :
     צריך לעלות קובץ נפרד עבור כל קופה וקופה
    האחריות על המעסיק לבצע בקרה שוטפת בגין כל אותם כספים שלא נקלטו
    יתרונות :
    לא קיימת עלות
  1. לדווח במסלקה הפנסיונית
    חסרונות :
    האחריות על המעסיק לבצע בקרה שוטפת בגין כל אותם כספים שלא נקלטו
    קיימת עלות
  1. לדווח באמצעות חברת תפעול
    יתרונות:
    מדווחים קובץ אחד לכל הקופות
    בקרה שוטפת עבור סטטוס קליטת כספים מתבצעת ע”י חברת התפעול
    אזור אישי מאובטח ודיווח בלחיצת כפתור עבור כל הלקוחות של המייצג
    חסרונות:
    קיימת עלות

אני מתחיל לדווח ללקוח שלי בפעם הראשונה , מה עלי לעשות ?
עליך לעדכן בתוכנת השכר את הנתונים הבאים :

  • פרטי מעסיק ( חשבון בנק שממנו מבצע תשלום לקופות ) וסוג אמצעי תשלום שבאמצעותו ישלם לקופות ( לדוגמה : העברה בנקאית )
  • פרטי איש קשר של המעסיק
  • הגורם באמצעותו אתה מדווח ( ישירות לקופות ,מסלקה פנסיוניות ,חברת תפעול פנסיונית )
  • פרטי הקופות של העובדים ( קוד אוצר , ח.פ , סוג קופה )
  • פרטי חשבונות הבנק של העובדים

לאחר שעדכנתי את כל הנתונים בתוכנת השכר והגיע הזמן לדווח , מה עלי לעשות ?
להלן השלבים :

  1. לשלוח למעסיק את פרטי הסכומים לתשלום לאותו חודש
  2. לאחר שהמעסיק מבצע את התשלום לקופות הוא שולח אליי בחזרה את אישורי התשלום , עליי לעדכן בתוכנת השכר תאריך ערך הפקדה לקופה ומספר האסמכתא להעברה

האם ניתן לדווח לפני ביצוע תשלום לקופות ?
לא ניתן לדווח לפני ביצוע תשלום לקופות דיווח ללא תשלום יגרום לביטול קובץ הדיווח

מהו המועד בו המעסיק צריך לשלם לקופות הגמל ?
תשלומים לקופות הגמל יופקדו לא יאוחר מהמועד המוקדם מבין אלה:

  • שבעה ימי עסקים מיום תשלום המשכורת החודשית לעובד
  • חמישה עשר ימים מתום החודש שבעדו על המעסיק לשלם את המשכורת לעובד

האם זהו גם המועד בו אני חייב לדווח ?
לא חובה אך מומלץ לדווח כמה שיותר קרוב לאחר ביצוע התשלום לקופות

מה האחריות של המעסיק ( הלקוח שלי) ?

  • לעביר למייצג את פרטי הקופות של עובדים
  • לבצע תשלום לקופות במועד הקבוע בחוק
  • לאחר ביצוע תשלום לשלוח למייצג את אישורי העברות שבוצעו לקופות
  • לבצע בקרה שוטפת על אופן קליטת הכספים

מה זה דיווח שלילי ?
דיווח שלילי ( סוג פעולה 5)  הינו בקשה להחזר כספים עבור כספים ששולמו ביתר בגין עובד מסוים עבור חודש מסוים, אם בעבר היה נהוג לבצע קיזוז עבור כסף ששולם ביתר לעובד מסוים תחת הדיווח במבנה אחיד חל איסור לעשות זאת , ככל שיש צורך בהחזר יש לדווח דיווח שלילי ובמקביל לשלם באופן מלא עבור הדיווח השוטף.
קיים גם דיווח שלילי  ( סוג פעולה 6 ) בקשה לביטול חלקי או מלא של  תנועה ללא החזר תשלום למעסיק

מדוע מעסיק מחויב לבצע בקרה שוטפת על אופן קליטת הכספים ?
בדיווח האחיד קיימים מעל 50 סוגי שגיאות שהן באחריות המעסיק וחובה עליו לבצע בקרה , להלן שגיאות שכיחות :
• מספר ת.ז/דרכון לא קיים אצל יצרן
• ת.ז לא מתאימה לפרטים אישיים
• לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – בחשבון אין כספים
• לא עומד בתקנה 19- לא ניתן להפקיד לרכיב תגמולי עובד ללא רכיב תגמולי מעסיק
• לא עומד בתקנה 19- לא ניתן להפקיד לרכיב תגמולי מעסיק ללא רכיב תגמולי עובד
• אין יתרה זמינה בחשבון המעסיק לפירעון רשימת ההפקדה
• לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – תנועה שלילית גדולה מהיתרה לעמית בחודש העבודה המדווח
• אין התאמה בין אחוז הפרשה, סכום הפרשה ושכר
• דווח חשבון עו”ש שגוי להפקדת כספים
• לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – בוצע פדיון
• לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – תצהיר אינו תקין
• תגמולי עובד ותגמולי מעסיק עד 5% מהשכר נדרשים להיות זהים
• שגיאה בהליך הפקדת הכספים אינה מאפשרת קליטת הרשומה – ראה שגיאה בשדה “סטטוס טיפול בכספים” (שדה 43)
• לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – בוצע ניוד
• החזר למעסיק בגין תשלום פרמיית א.כ.ע בעודף

אילו אפשריות קיימות עבור ביצוע תשלום לקופות ?

  • העברה בנקאית
  • הרשאה לחיוב חשבון על בסיס קובץ הדיווח
  • סליקה באמצעות מס”ב
  • סליקה באמצעות המסלקה הפנסיוניות
  • הוראת קבע

מעסיק בטעות ביצע תשלום נמוך לקופה מסוימת ולאחר שראה שעשה טעות ביצע השלמה , בתוכנת השכר ניתן להכניס רק אסמכתא אחת ותשלום אחד לאותה קופה , איך עליי לדווח ?
יש לדווח כאילו בוצע תשלום אחד , הכסף לא יילקט באופן אוטומטי וזה יופיע בהיזון ( משוב ) של הקופה ואז יטופל בהתאם

עובד חדש שהגיע המועד לבצע לו תשלום ודיווח לפנסיה ולא העביר פרטי קופה או שאין לו קופה, מה עלי לעשות ?
בשביל מצב כזה קיימת קרן פנסיה ברירית מחדל , על המעסיק לבחור אחת מארבעת קרנות הפנסיה שנבחרו במכרז שבוצע ע”י רשות שוק ההון וכל מה שצריך זה לדווח ולשלם לעובד לאותה קופה , אין צורך טפסי הצטרפות

אשמח לענות על כל שאלה נוספת: info4u@ok-pension.co.il

מידע נוסף

Leave a comment

עליך להיות מחובר בשביל לפרסם תגובה.