מבנה אחיד – אפקט החזרה לשגרה והפתרון שימנע פגיעה בזכויות העובדים:
במהלך שנת הקורונה, אחת התופעות השכיחות הייתה הוצאת עובדים רבים לחופשה ללא תשלום (לא מעט מהם עדיין נמצאים בחל”ת ). הרבה עובדים יצאו לחל”ת והוחזרו מחל”ת בתאם לגלי הסגרים, חלקם אף פוטרו. תופעה קיצונית זו יצרה לא מעט כאבי ראש בדיווח לקופות וזאת כיוון שעובדים שלא עבדו באותו חודש שכר (מאחר והיו בחל”ת כל החודש..) ישנה חובה לדווח אותם לקופה בשדה “סטטוס עובד בחודש משכורת ” – חופשה ללא תשלום.
נתקלנו בהרבה מצבים, של חוסר ידע שגרם למעסיקים לא לדווח את העובדים הנ”ל בכלל באותו חודש. התוצאה הייתה שלאחר מספר חודשים, פתאום העובד קיבל מכתב מהקופה, על כך שקיים חוב עבורו, מאחר והמעסיק לא שילם ודיווח באותם חודשי שכר, המופעים במכתב החוב.
בפועל המעסיק לא היה צריך לשלום עבורו כיוון שהעובד היה בחל”ת באותם חודשי שכר, אך המעסיק כן היה חייב לדווח בקובץ האחיד, שהעובד נמצא בחל”ת.
הבעיה קיימת גם כאשר עובד מסיים לעבוד והמעסיק לא מדווח את אותו עובד, בשדה: “סטטוס עובד בחודש משכורת ” – עזיבת עבודה. זה גורר לאחר מספר חודשים, קבלת מכתב חוב אצל מעסיק, למרות שהעובד כבר סיים לעבוד אצלו ובגין חודשי השכר המופיעים במכתב החוב.
למעשה העובד כבר לא היה זכאי להפרשות תחת מעסיק זה אך הקופה לא ידעה על כך.
כמובן ישנם עוד סטטוסים בהם עובד לא עבד באותו חודש ועליכם לדווח בהתאם, במבנה האחיד.
מדוע חלה חובה לדווח את העובד גם אם לא עבד ?
המשמעות היא שקרן הפנסיה תעדכן זאת באופן אוטומטי אצלה, בקרן הפנסיה ישנם רכיבים ביטוחים מעבר לצבירת החיסכון, כגון ביטוח למקרה מוות ולמקרה נכות – אובדן כושר עבודה, לכן קרן הפנסיה במקום להוציא מכתב חוב למעסיק, היא תבצע גביה עבור שימור אותם רכיבים ביטוחים – מתוך הצבירה של העובד בקרן הפנסיה.
בקרן הפנסיה הזכויות נשמרות באופן אוטומטי לחמישה חודשים ( בתקופת הקורנה ישנה החרגה ל 12 חודשי שכר), בביטוח מנהלים מדובר על שלושה חודשים, אבל כאן זה קצת יותר מורכב ונדרשת לרוב התערבות של העובד בנושא.
בכל מקרה אנו ממליצים לכל עובד ליצור קשר עם הקופה ו/או סוכן הביטוח שלו לקבלת ייעוץ.התופעה הנ”ל קיימת גם בימי שגרה, במיוחד אצל מעסיקים עם תחלופת עובדים גבוהה ו/או בהעסקת עובדים עונתיים.
לסיכום:
ככל שעובד לא עבד באותו חודש, יש לדווח אותו בקובץ הדיווח בהתאם לסטטוס בו היה, וזאת עד לדיווח אחרון כאשר העובד סיים לעבוד ואז מדווח לו “עזיבת עבודה” .
עוקץ פנסיה יכולה למנוע את הבעיה הנ”ל כשעובדים לא מדווחים כלל, למרות שהיו צריכים להיות מדווחים בקובץ האחיד – הסוף למכתבי חוב ! וזאת ע”י קבלת התראה בזמן אמת על אי דיווח של עובדים.
בעת העלאת קובץ הדיווח, וככל שישנם עובדים לא מדווחים, למרות שהיו צריכים להיות מדווחים, תשלח לו התראה עוד באותו רגע! התראה כוללת הסבר וכן טבלה עם פרטי העובדים שיש לדווח.
המעסיק יצטרך רק לדווח את אותם עובדים, בדרך זו הוא ישמור על זכויות העובדים ועל חובתו כמעסיק לדווח באופן תקין, כל חודש.
